Документирование вашей среды SQL Server является важной задачей для выполнения аудиторских требований и обеспечения соответствия. Хотя это может быть не самая захватывающая тема, она критически важна для безоперационной работы вашей организации. В этой статье мы предоставим вам несколько рекомендаций о том, как эффективно документировать вашу среду SQL Server.

1. Область

Прежде чем приступить к документированию, четко понимайте, почему вы пишете документ и кто будет его использовать. Учитывайте различные аудитории, такие как аудиторы, ваша команда DBA или вы сами, и соответствующим образом настраивайте документацию.

2. Вопросы

Определите вопросы, на которые нужно ответить в документе. Подумайте о компонентах вашей среды SQL Server, которые являются важными, таких как имена серверов, версии, базы данных, контактные точки и рабочие часы. Поставьте себя на место читателя и предвидьте вопросы, которые у них могут возникнуть. Если вы не уверены, не стесняйтесь просить уточнения.

3. Формат

Решите общий формат документа. Рассмотрите, нужно ли включать изображения, длину документации и подходят ли маркированные списки или абзацы. Используйте URL-адреса для предоставления дополнительной информации и делайте документацию лаконичной.

4. Структура

Создайте структуру основных разделов, которые нужно охватить. Это поможет вам организовать свои мысли и убедиться, что вы не упустите важную информацию. Если у вас возникли проблемы с организацией, начните с записи основных тем, а затем расположите их в правильном порядке.

5. Маркированные списки

После создания структуры начните составлять маркированные списки для каждого раздела. В зависимости от содержания, маркированные списки могут быть более эффективными, чем длинные абзацы. Используйте описательные заголовки для маркеров, чтобы читатели могли быстро найти нужную информацию.

6. Несколько проходов

Написание документа от начала до конца может быть сложным. Вместо этого сосредоточьтесь на записи своих идей на бумаге и переходите к следующему разделу. Используйте заполнители, такие как ваши инициалы или символы, чтобы указать незавершенные разделы. Это поможет вам выявить отсутствующие части при рассмотрении и редактировании документа.

7. Проверка

Проверьте документ на точность, грамматические ошибки и ясность. Убедитесь, что он отвечает заданным вопросам и написан на соответствующем уровне для читателя. Отойдите назад и попытайтесь посмотреть на документ с точки зрения читателя. Могут ли они легко следовать указаниям? Являются ли снимки экрана точными? Удалите или переместите любые ненужные разделы в приложение.

8. Предоставление и обратная связь

В зависимости от объема документа, рассмотрите возможность запроса формальной или неформальной обратной связи. Ранние обзоры с предполагаемой аудиторией могут помочь убедиться, что документ соответствует их ожиданиям. Для небольших документов финальный обзор и правки должны быть достаточными.

9. Уровень детализации

Учитывайте тему, аудиторию и цель документации при принятии решения о уровне детализации. Хотя может быть соблазн включить все, длинные документы часто не читаются полностью, если нет критической проблемы. Суммируйте основные моменты на одной странице в начале документа и предоставьте ссылки на дополнительную информацию. Делайте документ лаконичным и хорошо организованным.

Следуя этим шагам, вы можете эффективно документировать вашу среду SQL Server и соответствовать аудиторским требованиям. Помните, что документация – это навык, который улучшается с практикой, поэтому не отчаивайтесь, если вначале это кажется сложным. Удачного документирования!