Problema: Estás ejecutando una consulta ad-hoc en una base de datos de Microsoft SQL Server con SQL Server Management Studio (SSMS) y necesitas analizar más a fondo el conjunto de resultados en una hoja de cálculo de Excel. ¿Cómo exportas los datos?

Solución

SSMS proporciona varias opciones para exportar los resultados de una consulta a Excel. En este artículo, exploraremos cuatro métodos diferentes:

1. Copiar y pegar desde la pestaña de resultados
2. Guardar los resultados como un archivo delimitado
3. Guardar los resultados directamente en un archivo .rpt de ancho fijo
4. Usar el Asistente de Importación y Exportación de SQL Server

Supongamos que tenemos una consulta T-SQL que recupera una lista de nombres y modelos de productos de la base de datos AdventureWorksLT2019:

USE AdventureWorksLT2019;
GO

SELECT [p].[Name]  AS [NombreProducto],
      [pm].[Name] AS [ModeloProducto]
FROM   [SalesLT].[Product]      [p]
  JOIN [SalesLT].[ProductModel] [pm] ON [p].[ProductModelID] = [pm].[ProductModelID]
ORDER BY [p].[Name];
GO

Método 1: Copiar y Pegar desde la Pestaña de Resultados

Este método requiere que los resultados se envíen a la salida de la cuadrícula predeterminada. Si los resultados no se están enviando a la cuadrícula, puedes cambiar la configuración haciendo clic derecho en la ventana de consulta y seleccionando “Results To” > “Results to Grid” o simplemente presionando Ctrl+D.

Para copiar y pegar los resultados en Excel:

1. Haz clic en el cuadro en la esquina superior izquierda del panel de resultados para resaltar todos los registros
2. Haz clic en “Copy with Headers” o presiona Ctrl+Shift+C
3. Abre un libro en blanco en Excel
4. Haz clic derecho y selecciona “Paste” o presiona Ctrl+V

Si las columnas se concatenan al pegar en Excel, puedes usar la función “Text to Columns” para separarlas:

1. Resalta la columna
2. Haz clic en “Data” en la cinta de opciones
3. Haz clic en “Text to Columns”
4. En el Asistente para Texto en Columnas, marca la casilla “Tab” y desmarca las demás
5. Haz clic en “Finish”

Método 2: Guardar los Resultados como un Archivo Delimitado

Además de copiar y pegar, SSMS te permite exportar el conjunto de resultados a un archivo delimitado por comas o por tabulaciones que se puede abrir con Excel.

1. Haz clic derecho en la ventana de resultados
2. Selecciona “Save Results As…”
3. Elige una ubicación para guardar el archivo
4. Asigna un nombre al archivo
5. Selecciona “comma” o “tab delimited” en el menú desplegable “Save as type”
6. Haz clic en “Save”
7. Haz clic derecho en el archivo guardado y selecciona “Open with” > “Excel”

Método 3: Guardar los Resultados Directamente en un Archivo .rpt de Ancho Fijo

Si prefieres trabajar con un archivo de ancho fijo en lugar de un archivo delimitado, SSMS te permite enviar los resultados directamente a un archivo de ancho fijo.

1. Haz clic derecho en la ventana de consulta
2. Selecciona “Results To” > “Results to File” o presiona Ctrl+Shift+F
3. Ejecuta la consulta y aparecerá un cuadro de diálogo
4. Selecciona la carpeta donde quieres guardar el archivo
5. Asigna un nombre al archivo
6. Haz clic en “Save”
7. Abre el archivo guardado en Excel haciendo clic en “File” > “Open” > “Browse”
8. En el cuadro de diálogo “Open”, selecciona “All files” en el menú desplegable “Files of type”
9. Haz clic en el archivo guardado y luego en “Open”
10. Se abrirá el Asistente para Importar Texto
11. Selecciona “Fixed Width” en lugar de “Delimited” que es la opción predeterminada
12. Desmarca “My data has headers” si tus datos no tienen encabezados
13. Haz clic en “Next” y verifica/edita las líneas de corte
14. Haz clic en “Next” y cambia el tipo de datos si es necesario
15. Haz clic en “Finish”
16. Guarda el archivo como un archivo .xlsx

Método 4: Usar el Asistente de Importación y Exportación de SQL Server

El Asistente de Importación y Exportación de SQL Server, impulsado por SQL Server Integration Services (SSIS), te permite copiar datos de una fuente a un destino. En este caso, utilizaremos el asistente para exportar los resultados de la consulta directamente a un archivo de Excel.

1. Expande “SQL Server” en el Explorador de Objetos
2. Haz clic derecho en la base de datos desde la que estás exportando
3. Selecciona “Tasks” > “Export Data…”
4. En el asistente, selecciona la fuente de datos del menú desplegable
5. Confirma o cambia el nombre del servidor
6. Elige el método de autenticación
7. Confirma o cambia la base de datos
8. Elige una ubicación para el archivo de destino
9. Asigna un nombre al archivo
10. Elige la versión de Excel
11. Marca o desmarca la opción “First row has column names”
12. Haz clic en “Next” y pega la consulta SQL (elimina las declaraciones “GO”)
13. Haz clic en “Parse” y verifica las columnas
14. Haz clic en “Next” y revisa las acciones
15. Haz clic en “Finish” para iniciar la exportación
16. Verifica el éxito y cierra el asistente

Con estos métodos, puedes exportar fácilmente los resultados de una consulta de SQL Server a Excel para su análisis y generación de informes.

Última actualización del artículo: 2022-07-07